Totaal VvE Beheer

Onze diensten onderscheiden zich in de volgende onderdelen:

  • Bestuurlijk beheer
  • Administratief beheer
  • Financieel beheer
  • Incasso beheer
  • Technisch beheer
  • Bouwkundig beheer

Bestuurlijk en administratief beheer

Voert het complete bestuurlijke- en administratieve beheer voor uw VvE uit. Zij zorgt voor de correcte afhandeling van alle basiszaken waar uw VvE mee te maken heeft.

Denk hierbij aan de inschrijving van de Kamer van Koophandel, verzorgen van de jaarlijkse vergadering van eigenaars en het volledig inrichten en onderhouden van de digitale eigenaars pagina, waardoor iedere eigenaar ten alle tijden toegang heeft tot de documenten van de VvE.

Financieel beheer

Betrouwbaar financieel beheer en een betrouwbare financiële planning geven zekerheid en rust en voorkomen vervelende verrassingen achteraf. De debiteuren- en crediteurenbewaking en het opstellen van de jaarrekeningen vormen hierbij een gedegen basis. Onder financieel beheer vallen onder meer de volgende activiteiten:

Debiteuren- en Crediteurenbewaking

  • Incasseren en administreren van de ledenbijdragen;
  • Signaleren en bewaken van eventueel optredende betalingsachterstanden en nemen van rechtsmaatregelen tegen wanbetalers;
  • Beheren en administreren van de bankrekeningen en financiële reserves van de Vereniging van Eigenaars;
  • Verwerken van nota’s;
  • Namens de Vereniging van Eigenaars betalen van alle voor rekening van de VvE komende gemeenschappelijke kosten en lasten en administratie.

Begrotingen

  • Vervaardigen van een jaarlijkse conceptbegroting van de kosten en opbrengsten van de Vereniging van Eigenaars voor het komende boekjaar;
  • Berekenen van de uit de conceptbegroting voortvloeiende ledenbijdragen.

Jaarstukken

  • Vervaardigen van de jaarstukken (winst- & verliesrekening en balans) van de Vereniging van Eigenaars over het verstreken boekjaar;
  • Toezenden en/of ter hand stellen van de jaarstukken aan de kascontrolecommissie en het desgevraagd verstrekken van nadere informatie;
  • Verrekenen van een eventueel voordelig c.q. nadelig exploitatiesaldo met de leden van de VvE.

Overig

  • Zorgen voor het voldoende verzekeren en verzekerd houden van het gebouwencomplex tegen schade door brand en/of andere gevaren, zoals omschreven in het Reglement van Splitsing;
  • Verzorgen (indien van toepassing) van de afrekening van verwarmingskosten met de individuele leden van de VvE.

    Administratief beheer

    Gedegen administratief beheer vormt het fundament voor het goed functioneren van elke Vereniging van Eigenaars. Adequate informatieverstrekking, handhaving van regels en procedures en het up-to-date houden van de ledenadministratie zijn hierbij onontbeerlijk.

    Onder administratief beheer vallen onder meer de volgende activiteiten:

    Vergadering van Eigenaars

    • Organiseren, bijeenroepen en bijwonen van de jaarlijkse vergadering van eigenaars;
    • Verzorgen van volmachten voor leden die de vergadering van eigenaars niet kunnen bijwonen;
    • Vervaardigen en aan de leden toezenden van de notulen van de vergadering van eigenaars;
    • Laten uitvoeren van administratieve werkzaamheden voortkomend uit de door de vergadering van eigenaars genomen besluiten.

    Ledenadministratie

    • Opzetten en voeren van de ledenadministratie;
    • Verwerken van de (eigenaars)mutaties;
    • Overige werkzaamheden met betrekking tot eigendomsoverdrachten.

    Communicatie

    • Schriftelijk verwelkomen en informeren van nieuwe leden van de Vereniging van Eigenaars met betrekking tot alle voor hen relevante zaken, waaronder: samenstelling en bereikbaarheid van het bestuur en toezending van de laatste jaarstukken en notulen, de lopende begroting en de reglementen;
    • Verzorgen van de correspondentie van de VvE met de leden en met derden;
    • Aanschrijven van appartementseigenaren en/of gebruikers die handelen in strijd met de splitsingsakte, het splitsingsreglement of het huishoudelijk reglement.

    Overig

      • Adviseren over te treffen maatregelen tegen eventuele overtredingen van geldende regels en besluiten door appartementseigenaren en/of gebruikers;
      • Archiveren van alle stukken van de VvE met inachtneming van de wettelijke bewaartermijnen.

Technisch beheer

Voor het technisch beheer kunt u vertrouwen op de expertise van onze bouwkundige beheerders. Zij werken uitsluitend voor Verenigingen van Eigenaars en coöperaties en zijn als geen ander in staat uw gebouwencomplex in optimale technische staat te houden. Onder technisch beheer vallen onder meer de volgende activiteiten:

Klein dagelijks onderhoud

  • Behandelen van alle aangelegenheden met betrekking tot (klein) dagelijks onderhoud van gemeenschappelijke ruimten, zaken en voorzieningen van het gebouwencomplex, inclusief aanvragen en beoordelen offertes, uitbesteding van en controle op uit te voeren werkzaamheden;
  • Opstellen van een jaarlijkse begroting voor de in het komend jaar te verwachten onderhoudswerkzaamheden;
  • Namens de Vereniging van Eigenaars afsluiten van onderhoudscontracten voor technische installaties en gemeenschappelijke voorzieningen van het gebouwencomplex;
  • Toezicht houden en controle uitoefenen op uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden;
  • Uitbesteding van overige leveranties en diensten ten behoeve van de gezamenlijke eigenaars.

Schadeafhandeling

  • Behandelen van schadeaangelegenheden die onder de dekking van de door de Vereniging van de Eigenaars gesloten verzekeringspolis(sen) vallen;
  • Behandelen van alle onderhoudszaken die vallen onder garantiebepalingen en toezien op de naleving van deze garantiebepalingen.

Storingen

  • Binnen en buiten kantooruren bereikbaar zijn en behandelen van dringende storingen en spoedeisende klachtenmeldingen.

Bouwkundig beheer

Bouwkundig beheer heeft betrekking op het op lange termijn waarborgen van de bouwkundige staat van het gebouwencomplex. Onze bouwkundigen beschikken over alle benodigde expertise om het eigendom van uw Vereniging van Eigenaars tot in lengte van jaren in topconditie te houden.

Onder groot onderhoud vallen in principe alle onderhouds-werkzaamheden aan het gebouw en de daarin bevindende installaties die niet gerekend kunnen worden tot klein dagelijks technisch onderhoud.

Onder bouwkundig beheer vallen onder meer de volgende activiteiten:

  • Opstellen van een meerjarenplanning voor het te verwachten groot onderhoud voor een periode van tien jaar ten behoeve van de te creëren bestemmingsreserves;
  • Adviseren over en opstellen van een plan van aanpak voor groot onderhoud;
  • Voorbereiding, begeleiding, toezicht, controle en administratie met betrekking tot groot onderhoud en/of renovaties.

Vaak brengt de begeleiding van het uitvoeren van groot onderhoud veel extra werk – en dus extra beheerkosten – met zich mee. Om te voorkomen dat de vaste jaarlijkse vergoeding die VvE Diensten Nederland aan de VvE in rekening brengt onevenredig hoog wordt, kiezen veel VvE’s er voor de kosten voor bouwkundig beheer niet in de jaarlijkse vergoeding mee te nemen, maar hiervoor te reserveren op de meerjarenbegroting voor groot onderhoud.